400% Effektivitätssteigerung, Verfünffachung der Mitarbeiteranzahl, Steigerung der Gesamtauslastung der Mitarbeiter bei Senkung der Belastung für den Einzelnen. - Und "Auto-Dispo" geht doch.

Das sind vorweggenommen die Ergebnisse des neu entstandenen Planungsprozesses von SMARTCHILLI Flow. 

 

Planung ist das falsche Wort für die allgemein vorherrschende Arbeitsweise. - Warum?

Am Anfang stand früher immer die Planung des Personals nach Qualifikation und Gästevolumen für bestimmte Events oder Wochentage. Nicht immer benötigt man alle Mitarbeiter. Danach versendete man den Plan an seine Mitarbeiter und hoffte das Beste.

Leider schlägt nichts härter zu als die Realität. Mitarbeiter sind am geplanten Tag nicht verfügbar – die Gästeanzahl erhöht oder verringert sich. Nach der Planung ist also vor der Planung. Man plant um, versendet die 2. Version des Plans und hofft erneut das Beste.

Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis Realität und Plan einigermaßen übereinstimmen. Man bietet also Veranstaltungen immer wieder an und die Mitarbeiter entscheiden, welche sie annehmen und welche nicht.

 

Der Prozess ähnelt eher einem Dating, statt einer Planung.

„Statt immer und immer wieder zu planen, starten wir deshalb mit unserem Event Dating – und dann folgt die Planung.“, bringt es Frank Spiegelhoff auf den Punkt. 

 

Der Ablauf.

Für das Event Dating legt deine Disposition eine Veranstaltung oder eine Schicht im Cockpit an. Statt  dann das erste Mal auf Verdacht zu planen, fragt SMARTCHILLI die Mitarbeiter an. Die richtigen Mitarbeiter zum Anfragen lassen sich dabei leicht per Tag finden. Entweder fragt man gezielt einzelne Mitarbeiter,  oder gleich in einem Shoutout alle Mitarbeiter an.

 

Was genau sind Tags? - Der Ersatz für jede Form von Liste.

Mitarbeiter Tags statt Excel-Listen. Denn: entscheidend ist immer die Mitarbeiterauswahl. Welche Qualifikationen, welche Kompetenzen und Fähigkeiten hat der  Mitarbeiter. Früher hat man lange Listen oder Dropdown Menüs genutzt. Die Folge: Unübersichtliche, häufig nicht aktuelle Listen und endlos lange Dropdown-Felder, die einmal gepflegt und dann vergessen wurden.

SMARTCHILLI Flow verzichtet auf jede Form von Listen. Bei uns ist es möglich, aus dem Cockpit heraus mit zwei Klicks Mitarbeiter mit einem Tag zu versehen, auf das der Computer später einfach filtern kann.

Tags können alles sein, was für den perfekten Einsatz eines Mitarbeiters wichtig sein kann. Ob er lieber Frühdienst macht oder Spätdienst, wie seine Kleidergröße ist oder welche Schulungen er schon besucht hat.  Es kann aber auch eine Vorliebe sein, oder ein Jahrestag oder ein Hobby. Oder ein bestimmter Wochentag, an dem er arbeiten möchte. Tags sind unsortiert und werden nicht auf Logik überprüft. Sie sind kleine Helfer, die es der Disposition erleichtern, die richtigen Mitarbeiter zu finden. Und weil es so einfach ist, sie anzulegen, ist die Auswahl immer aktuell.  Sollte ein Tag nicht mehr stimmen, ist es mit nur einem Klick gelöscht.

Die Anzahl der Tags pro Mitarbeiter ist unbegrenzt. Bei der Mitarbeiteranfrage filtert man einfach seinen Mitarbeiterpool auf das passende Tag und fragt die Mitarbeiter für das Event an.

 

Das Event-Dating.

Der Mitarbeiter findet nun nach Anfrage diese Veranstaltung in seinem Event-Dating auf seinem Smartphone und entscheidet , ob er an der Schicht oder dem Event teilnehmen will. Das geschieht einfach durch einen swipe nach rechts für Like oder Links für Dislike. Dabei kann er - wenn er will - entscheiden, ob er auf einer bestimmten Einsatzstelle eingesetzt werden will oder ob er flexibel ist.

Die Disposition weiß danach genau, mit welchen Leuten sie für die Schicht planen kann. Erst dann beginnt die Planung. Mitarbeiter, die ihre jeweilige Einsatzstelle bereits selbst eingeplant haben, müssen nur noch bestätigt werden. Diejenigen, die ohne Einsatzstellenauswahl zugesagt haben, können auf die offenen Schichten verteilt werden.

 

K.I.S.S.: Die Disposition im Cockpit.

Keep it simple, stupid!

Mal ehrlich: niemand arbeitet immer an allen Schichten und Veranstaltungen gleichzeitig. Trotzdem haben faktisch alle Planungstools als Herz einen Kalender. Der wird aber schnell unübersichtlich und zeigt uns permanent Informationen an, die wir nicht brauchen. Warum also einen Kalender bauen, in dem alle Schichten und Veranstaltungen der Woche oder des Monats zu sehen sind? K.I.S.S.! Das haben wir getreu unserem Motto ("If you are in doubt - leave it out!") mal dezent weggelassen. Wir zeigen dir nur die Veranstaltungen, an denen noch gearbeitet werden muss. Die fertig geplanten kannst du schließen und ausblenden. Das gibt ein gutes Gefühl – und schafft Übersicht.

Um es übersichtlich zu halten, arbeiten wir mit Farben und nicht mit Statusmeldungen. Blau heißt: dieser Mitarbeiter ist angefragt, hat aber noch nicht reagiert, rot heißt: abgesagt. Der Mitarbeiter hat der Veranstaltung eine Absage erteilt. Gelb heißt: diese Mitarbeiter mögen die Veranstaltung und haben zugesagt. Aufgeräumt und farblich sortiert kannst du also ihn Ruhe planen. Entweder bestätigst du jetzt den Mitarbeiter auf der Einsatzstelle, die er gewählt hat, oder du verschiebst ihn per drag and drop auf die Einsatzstelle, wo er final eingesetzt werden soll. Das nennen wir "auf grün" setzen: denn grün ist die Farbe der bestätigten Mitarbeiter, die nun fest eingeplant sind. Jede Bestätigung, die du tätigst, wird dann von unseren Chat-Bots direkt an die Mitarbeiter gesendet. Fehler ausgeschlossen. Im Live-Betrieb haben wir die Effektivität um durchschnittlich +400% erhöht.

 

Nerdwissen. Wo liegen die Gründe für den Erfolg dieses Konzepts.

Das Konzept ist keine Hexerei, sondern für diesen Erfolg gibt es gute Gründe. - und es ist auch nicht damit getan, die Software zu installieren und es läuft von alleine. Es dreht sich im Vertrauen. 

 

1. Entscheidungspflicht des Mitarbeiter (like oder dislike).

Die Mitarbeiter entscheiden sich bei jeder Veranstaltung direkt, ob sie teilnehmen möchten - oder nicht. Die Möglichkeit, sich nicht zu entscheiden oder diese zu vertragen ist nicht gegeben. Die Disposition erkennt schnell auf einen Blick, wer teilnehmen möchte und wer nicht (SPOILERALARM: Wir können anhand der Reaktionen der Mitarbeiter ableiten, wie attraktiv eine Veranstaltung für die Mitarbeiter ist, dazu in späteren NEWS mehr).

 

2. Entscheidung ohne Reue: Mitarbeiter können ihre Meinung ändern, ohne mit Ärger rechnen zu müssen.
Die Mitarbeiter können jederzeit eine Zusage in eine Absage umwandeln - oder eine Absage in eine Zusage. Damit gehen sie keine Verpflichtung ein und die Auslastung steigt: sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten wollen. Erst wenn Sie auf "grün" gesetzt wurden, können sie sich nicht mehr umentscheiden und müssen mit der Disposition in Kontakt treten. 

 

3. Rund um die Uhr Verfügbarkeit gibt dem Mitarbeiter Freiraum.

Das Event-Dating kann 24/7 genutzt werden. Die Mitarbeiter entscheiden dann, wenn es ihnen passt. In der U-Bahn, abends vor dem Fernseher und niemand im Unternehmen muss vor Ort sein oder direkt reagieren. Tatsächlich überschneiden sich die Zeiträume, wann das Büro geöffnet ist und wann die Mitarbeiter sich entscheiden fast gar nicht. Das Büro ist tagsüber geöffnet, die Mitarbeiter entscheiden in der Regel eher früh morgens oder spät am Abend. 

 

4. Shop 'ntil drop.

Das Event-Dating ist attraktiv und bildbasiert: die Mitarbeiter haben nicht das Gefühl einen Dienstplan zu erstellen, sondern haben ein Shopping-Erlebnis, das sie aus anderen online-Käufen schon kennen und mögen.

 

5. Neugierde und Schnelligkeit werden belohnt.
Nur Veranstaltungen, die noch nicht vollständig geplant sind, sind im Event-Dating sichtbar: Will man an einer bestimmten Veranstaltung teilnehmen, ist es für den Mitarbeiter von Vorteil regelmäßig in das Event-Dating zu schauen und sich schnell zu entscheiden, bevor andere die attraktiven Schichten besetzt haben.