Vorbereitung.

Jede Veränderung braucht Vorbereitung. Sowohl in einem großen Unternehmen, als auch in kleinen Unternehmen. Bei kleineren Unternehmen ist eine Veränderung leichter herbeizuführen als in Größeren, weil nicht so viele Einzelinteressen hereinspielen. Es wird aber immer Befürworter und jene geben, bei denen Ablehnung vorherrscht. Wir möchten euch ein bisschen bei der Vorbereitung der Veränderung unterstützen. First things first.

 

Information für alle.

Informiert alle Kollegen im Vorfeld von eurer Idee SMARTCHILLI einzusetzen. Nutzt dazu positive Worte und ordnet nicht etwas an. Zeigt den Kollegen die Vorteile auf und erläutert die Gründe für euer Vorhaben. Gebt den Kollegen Zeit, sich im Vorfeld auf der Homepage zu informieren und lasst Bedenken zu. Die Befürworter werden sich mit Feuer und Flamme auf die Technik stürzen. Die Abwartenden muss man überzeugen (nicht überreden!) und Bedenken zerstreuen. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken könnt ihr leicht entkräften. Wir haben auf unserer Homepage einen eigenen Bereich dafür eingerichtet. Technische Bedenken könnt ihr leicht zerstreuen, indem ihr die Mitarbeiter die Technik einfach mal ausprobieren lasst.

 

Pilotierung.

Günstig ist es für größere Unternehmen, eine kleine Gruppe von Befürwortern zu bestimmen, die im Vorfeld das Pilotprojekt übernimmt und so mit gutem Beispiel vorangeht. Die Kollegen, die noch Bedenken haben, können so mit eigenen Augen sehen, wie leicht, schnell und einfach das System zu bedienen ist. Außerdem kann man Themenschwerpunkte finden, die dann in der finalen Umsetzung besonders beachtet werden (z.B. Wo bringe ich die STAFF HUBS an? Wie viele benötige ich und wo gibt es vielleicht noch Hindernisse, die im Vorfeld abgestellt werden können?). Wir haben euch dazu eine kostenlose Nutzung von SMARTCHILLI für die ersten 30 Tage eingeräumt. Nutzt diese Zeit zur Pilotierung. Wenn ihr mehr Zeit benötigt, meldet euch einfach und wir reden drüber. Wir sind euch gerne auch bei dem Piloten behilflich. Sollten in der Zeit der Pilotierung neue Kollegen hinzukommen, schließt sie in den Piloten ein; sollten Kollegen, die erst Bedenken hatten, neugierig geworden sein – immer gerne miteinschließen. Je größer die Akzeptanz ist, umso leichter fällt dann der wirkliche Umstieg.

 

In der Zeit der Pilotierung könnt ihr gerne noch Papier und SMARTCHILLI parallel laufen lassen. Besser wäre es aber, tatsächlich schon zu trennen. Diejenigen, die SMARTCHILLI nutzen, schreiben keine Zeiten mehr auf, diejenigen die es nicht nutzen, bleiben noch bei Papier. Eine Vermischung von diesen zwei Verfahren führt gerne zur Verunsicherung der Mitarbeiter und dazu, dass man das neue System nicht nutzt (oder nur sporadisch), weil man dem Bestehenden mehr traut. Wir empfehlen eine Gruppe nutzt SMARTCHILLI zur Zeiterfassung und die Anderen Papier. Nach Ende der Pilotphase können die Pioniere auch denjenigen von ihren Erfahrungen berichten, die sie gemacht haben und die letzten Bedenken zerstreuen. Schon habt ihr die Phase des „defreezing“ abgeschlossen und ihr könnt mit der Veränderung, dem Change, beginnen.

 

Der Change – die Umsetzung.

Es ist Zeit, zu ändern. Informiert die Mitarbeiter über den Stichtag, an dem alle verpflichtet werden, an SMARTCHILLI teilzunehmen und gebt ihnen genügend Zeit sich darauf einzustellen. Wir empfehlen eine Woche das System alleine zu testen, dann maximal drei Wochen den Piloten zu starten und dann aber auch komplett auf SMARTCHILLI umzustellen. Der Übergang darf nicht zu lang werden, sonst läuft man Gefahr, dass die Kollegen das Gefühl bekommen, dass der Wechsel nicht wirklich gewünscht ist.

 

Mit der Änderung des Systems muss die Abschaffung der Listen einhergehen. Die Kollegen müssen immer wissen, welches System das für sie Relevante ist. Weist sie schriftlich auf SMARTCHILLI hin und verbindet damit auch den Hinweis, was zu tun ist, wenn es mal nicht so geklappt hat, wie man wollte. Was ist zu tun und wer ist zu kontaktieren, wenn man vergessen hat zu buchen?

 

Am Anfang werden sicherlich einzelnen Kollegen vergessen, sich abzumelden. Es geht so schnell und einfach, dass man das gerne mal vergisst, bis es einem in Fleisch und Blut übergegangen ist. Ihr könnt aber in der Anwesenheitsübersicht schnell sehen, wem das Missgeschick passiert ist. Schreibt ihn an und erkundigt euch nach der Endzeit, wenn er oder sie es nicht selbst bemerken. Die Korrektur ist einfach. Sollte das mehrfach bei denselben passieren, dann muss man noch einmal das persönliche Gespräch führen.

 

Refreeze – mach die Veränderung permanent.

Ihr habt den Prozess durchlaufen und nun ist es an der Zeit, das SMARTCHILLI in den Alltag zu überführen. Das könnt ihr machen, indem ihr die ersten ein, zwei Monaten Erfolgsmeldungen an die Kollegen versendet (Dankesmeldungen, Nutzungsgrad von SMARTCHILLI oder einfach auch Hinweise inwiefern euch SMARTCHILLI das Leben erleichtert). Denjenigen, die die Nutzung verweigern muss man auch schon mal ins Gewissen reden. Im Großen und Ganzen wird sich die Nutzung aber von Selbst festigen und damit in die Unternehmenskultur Einzug halten.

 

Die Unternehmenskultur.

Ihr werdet merken, SMARTCHILLI wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus. Es wird für alle Seiten leichter und transparenter: jeder sieht sofort seine Stunden und keiner hat mehr das Gefühl, dass Stunden aufgeschrieben werden, „die irgendwie nicht stimmen können“. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und denjenigen die die Löhne erstellen wird erleichtert und zu Guter Letzt kann man auch jetzt jeder Kontrolle des Zolls oder der Rentenversicherungsträger entspannt entgegen sehen. Die Daten sind immer da und müssen nicht mehr gesucht werden. Ein Knopfdruck und die Prüfungen sind abgeschlossen.

 

One more thing … wir lassen euch nicht alleine.

Gerade bei großen Unternehmen macht es Sinn, den Prozess begleiten zu lassen. Zum einen muss man sich nicht selbst kümmern, zum anderen kann externe Unterstützung helfen, der Veränderung das nötige Gewicht zu geben, damit alle an einem Strang ziehen. Hier sind unsere Spezialisten auch gerne vor Ort für euch da und helfen euch, wenn ihr wollt. Von der Einführung, über die Programmierung der STAFF HUBs und deren Positionierung bis hin zum Begleiten des gesamten Prozesses in eurer Firma. Fragt uns, wenn ihr möchtet.