Ob Event Location, Catering Betrieb, Filial-Backerei, Schuhgeschäft oder Tankstelle. Gastronomie und Einzelhandel leben von den Menschen und Unternehmen, die zusammenarbeiten. Das klingt erst mal nicht nach einem Ökosystem. Aber nur auf den ersten Blick. 

 

Was ist ein Ökosystem?

„Ein Ökosystem ist ein dynamischer Komplex von Gemeinschaften sowie deren nicht lebender Umwelt, die als funktionelle Einheit in Wechselwirkung stehen.“ 
So will es Wikipedia. Innerhalb des Systems haben alle Arten ihre Nische und sind Experten. Ökosysteme offene Systeme, die keinen Grenzen unterliegen. In einem Ökosystem steht alles in Zusammenhang und hängt voneinander ab. Funktionen und Nischen der Arten überschneiden sich nicht, sondern sie ergänzen sich. Erst in der Gesamtheit aller ergibt sich ein stabiles System.

 

Was heißt das übersetzt für die Wirtschaft?

 

Wirtschaft ist nichts anderes als ein Ökosystem und selbst die Wirtschaftswissenschaftler benutzen häufig die selben Termini. Unternehmen besetzen Nischen und stehen nicht nur im Austausch untereinander, sondern auch im Austausch mit der Umwelt. Wenn Unternehmen voneinander abhängen nennt man das "Lieferkette" oder "Wertschöpfungskette". Unternehmen haben "Lebenszyklen". Ständig kommen neue hinzu und diejenigen, die den "survival of the fittest" nicht mitgehen können, gehen in die Insolvenz. 
So wird schön klar, dass in einem offenen System wie der Wirtschaft, die Lösung nicht in geschlossenen Systemen wie Spezialsoftware liegen kann. Diese erfüllt nur die Bedürfnisse einer Unternehmung, aber nicht diejenige der anderen Art. Es gibt teure Expertensoftware, die Teillösungen innerhalb der Unternehmen („Arten“) abbildet, aber noch kein unternehmensübergreifendes Ökosystem.  Die Lösung muss ein offenes System sein.

 

SMARTCHILLI als offenes System.

 

Das alles beschreibt SMARTCHILLI als digitales Ökosystem sehr gut. Eine offene Plattform, die Menschen und Unternehmen genau da, wo die Tätigkeiten unternehmensübergreifend in Echtzeit ausgeführt werden, verbindet. Jedes Unternehmen behält also seine Nische und „Expertenstatus“. Es bekommt mit SMATCHILLI die Möglichkeit „artübergreifend“ zu kommunizieren. Deshalb entfällt doppelte Arbeit. Veranstalter benötigen dabei eine andere Funktionalität als Dienstleister - und auch das bietet SMARTCHILLI.
Mindestens drei Dinge sind in diesem Ökosystem wichtig, die vor SMARTCHILLI isoliert bearbeitet werden. Planen, dokumentieren und kommunizieren.

 

Planen.

In einer arbeitsteiligen Welt müssend die Unternehmen, die zusammen an einer Dienstleistung arbeiten, auch gemeinsam planen. Asynchrone Veranstaltungsplanung ist ein Zeit- und Qualitätskiller. Wird aus einem Menü ein Buffett, ändert sich auch die Gästeanzahl, kann ein Dienstleister das zugesagte Personal nicht liefern, müssen andere in die Bresche springen. Die Anzahl der verkauften Tickets hat Einfluss auf Wareneinkauf und Logistik. Wird isoliert geplant haben alle Unternehmen einen unterschiedlichen Planungsstand. Das führt zu erhöhter Kommunikation, und Doppel-, bzw. Dreifach-Planungen. 

 

Dokumentieren.

Statt isoliert zu dokumentieren, ist es sinnvoll, die Veranstaltung nur einmal zu dokumentieren und die Ergebnisse dann denjenigen zur Verfügung zu stellen, die es betrifft. Eine unternehmensübergreifende Zeiterfassung ist notwendig. Genauso wie die Echtzeiterfassung der Daten und die Übermittlung der Arbeitsergebnisse. Der Veranstalter hat während des Arbeitsprozesses der Dienstleister Einblick in die Arbeit seiner Lieferanten und muss sich nicht auf Schätzungen verlassen.  Ein Progonsetool ermöglicht es dem Veranstalter zu erkennen, ob der Dienstleister seine Leistung im vollen Umfang erreichen wird, oder ob umgeplant werden muss. Der Dienstleister hingegen erkennt, wo noch nachgebessert werden muss - und wo nicht.

 

Kommunizieren.

 

Unternehmen bestehen aus Menschen, die zusammenarbeiten. Daher ist es notwendig, gerade zu selbstverständlich, dass diese miteinander kommunizieren müssen. Aber Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation und sollte nicht immer mit einer "Email" erledigt werden.

Routineaufgaben: Daten zu der gemeinsamen Veranstaltung.

Viel Kommunikation entsteht aus der routinemäßigen Übermittlung von Daten (z.B. Veranstaltungsbeginn, -ende, Kleiderordnung usw.). Diese Kommunikation erfolgt über einen einfachen Chatbot, der Fehler minimiert und die Mitarbeiter entlastet. 

Bedarfsmeldungen: Wo ist Bedarf und wer kann und will arbeiten. 

Andere Kommunikation - z.B. wann kann man wo arbeiten oder wo ist noch Arbeitsbedarf - ist weniger zeitkritisch. Diese Kommunikation sollte erfolgen, wenn die Unternehmen und Mitarbeiter aufnahmebereit sind. Dabei sind die Zeitfenster nicht deckungsgleich. Unternehmen arbeiten während Öffnungszeiten: Mitarbeiter sind häufig während derselben nicht aufnahmebereit, weil sie anderen Tätigkeiten nachgehen.   Diese Kommunikation erfolgt über das Event Dating. Unternehmen bieten offenen Bedarf an. Mitarbeiter liken oder disliken die Veranstaltungen wann es ihnen passt und Unternehmen beantworten diese Information dann währen der Öffnungszeiten. Jede "Art" (Mitarbeiter/ Unternehmen) arbeitet in ihrer Wohlfühlzone und kann frei entscheiden.

Zu hoher Bedarf - oder zu wenig Mitarbeiter.

Nicht immer werden Personalbedarf und Mitarbeiterdichte austariert sein. In solchen Fällen setzt das Unternehmen häufig auf Stellenanzeigen, Flyer oder active sourcing. Auch hier kann die Kommunikation - dieses Mal durch die Mitarbeiterseite - hilfreich sein. Mitarbeiter können, wenn sie möchten, Veranstaltungen auf denen Sie arbeiten in Social Media teilen, Freunden empfehlen und zeigen so sie eingesetzt werden. Im Ökosystem SMARTCHILLI werden diese Empfehlungen systematisch dokumentiert und Mitarbeiter, die aktiv Akquise betreiben, werden belohnt.

 

Fazit.

 

Geschlossene Systeme bilden die Prozesse der Veranstaltungsplanung nicht ab, sondern in vielen Fällen behindern sie diese aktiv. "Abgespeckte" Kunden- oder Dienstleisterzugänge sind ein erster Schritt, reichen aber nicht aus. Sie  vereinfachen zwar Planungen, können aber nicht unternehmensübergreifend kommunizieren und dokumentieren.